Sposoby legalnego niszczenia dokumentów

Sposoby legalnego niszczenia dokumentów

Polityka zachowania poufności w każdej firmie jest kwestią, z którą bezwzględnie należy zapoznać pracowników, którzy mają do czynienia z dokumentacją zawierającą dane osobowe i poufne informacje na temat kontraktów, umów itp. Kiedy należy bezwzględnie pozbywać się dokumentów zgromadzonych w firmie i w jaki sposób należy to zrobić?

Kiedy i jak niszczyć dokumenty?

Sposoby legalnego niszczenia dokumentówKażdy poufny dokument ma swój “okres przydatności” i po jego przeminięciu dane na jego temat muszą zostać usunięte z firmy. Wynika to z przepisów prawa dotyczących danych osobowych. Jednak dokumenty nie mogą zostać po prostu wyrzucone do śmietnika, ponieważ dostęp do danych mogłyby uzyskać przypadkowe osoby. Nie można ich też spalić – głównie ze względu na przepisy dotyczące ochrony środowiska.

Jednym z możliwych rozwiązań, jest zakup niszczarki dokumentów, która potnie każdy arkusz papieru na drobne paski. Dokumenty, w zależności od zawartej w nich treści, powinny być traktowane zgodnie z ich klasą tajności. Dla przykładu, wydruki korespondencji mailowej zawierającej niewiele danych poufnych można zniszczyć za pomocą prymitywnej niszczarki, natomiast wydrukowane umowy czy listy płac, powinny zostać podzielone na znacznie większą ilość małych kawałków papieru, z których nie sposób czegokolwiek odczytać. Dopiero tak zniszczony dokument można wyrzucić w sposób legalny. Niestety, ceny zakupu niszczarek umożliwiających bezpieczną utylizację dokumentów, często przerastają budżet firm. Poza samym zakupem urządzenia trzeba je okresowo konserwować i oczywiście przeznaczyć czas na ręczną obsługę niszczarki.

Papierowe dokumenty, czy to już wszystko?

Firma przenosząca biuro do innej lokalizacji lub wymieniająca sprzęt komputerowy często ma problem z zagospodarowaniem starego sprzętu. Niestety nie można go po prostu wyrzucić do śmietnika – zakazuje tego ustawa o Zużytym Sprzęcie Elektrycznym i Elektronicznym, która przewiduje wysokie kary za wyrzucanie takich odpadów do śmietnika ogólnego przeznaczenia. Poprawnie i bezpiecznie jest przekazać sprzęt specjalistom, którzy poza pozwoleniami na przetwarzanie ZSEiE zajmują się utylizacją dysków twardych, które znajdują się w starych komputerach.

Kto zniszczy dokumenty za mnie?

W każdej firmie niszczenie dokumentów odbywać się powinno okresowo co kilka miesięcy. W niektórych firmach odpowiedzialni są za to pracownicy archiwum, którzy mają obowiązek dokonywać niszczenia poufnych danych. To jednak wymaga ich zaangażowania w dodatkowy obowiązek, a tych i tak zazwyczaj mają aż nadto. Dodatkowo niszczenie dokumentów wymaga zakupu niszczarki, ponoszenia kosztów jej eksploatacji i serwisowania, a często jest z tym sporo kłopotów. Dlatego też proces niszczenia papierów najlepiej zlecić profesjonalnej firmie.

Niszczenie dokumentów u Klienta

Na rynku polskim jest kilka firm, które zajmują się profesjonalnie zarządzaniem dokumentami. W swoich usługach mają między innymi również niszczenie dokumentów. Wykonują to pracownicy przeszkoleni w zakresie poufności wszelkich danych, na jakie mogą natknąć się w procesie niszczenia, dzięki czemu firma zlecająca tę usługę może być pewna, że żadne dane nie wyciekną do niepowołanych rąk.

Mobilne niszczenie dokumentów jest usługą, która ma na celu jeszcze bardziej ułatwić tę kwestię firmom. Dzięki niej nie ma potrzeby organizowania transportu dokumentów do siedziby firmy zajmującej się ich utylizacją. Jest to dość kłopotliwe, szczególnie w wielkich firmach, które wytwarzają corocznie tony dokumentów do utylizacji. Pracownicy firmy niszczącej wraz z odpowiednim sprzętem przyjeżdżają do siedziby firmy zlecającej i tam zajmują się niszczeniem dokumentów, nie pozostawiając po nich w archiwach firmy żadnego śladu.

Biorąc pod uwagę powyższe, zlecając niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej, na pewno zaoszczędzimy sporo czasu i zaangażowania pracowników. Poza czasem zaoszczędzi się również finanse, gdyż tańszym rozwiązaniem będzie zlecenie usługi utylizacji dokumentów niż zakup niszczarki i ponoszenia kosztów jej eksploatacji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *